Magistrat przedstawił "Plan Audytu Wewnętrznego Miasta I Gminy Bogatynia na rok 2019". Wcześniej audytów nie wykonywano. Nowa audytor, czyli dawna skarbnik gminy zajmie się przekrojem działalności urzędniczej w Bogatyni.
Od stycznia br. jest w gminie nowy audytor wewnętrzny wyłoniony w drodze konkursu. Obsadzono stanowisko, przez wiele lat niezajmowane przez nikogo. Audytorką została Bogumiła Wysocka, była skarbnik urzędu sprawująca funkcję przez 14 lat (vide Burmistrz Błasiak wrócił. Uchwalono nowy budżet).
Dzisiaj Urząd Miasta i Gminy w Bogatyni ogłosił "Plan Audytu Wewnętrznego Miasta I Gminy Bogatynia na rok 2019" (poniżej w całości).
1. Podstawowe informacje o jednostkach organizacyjnych Miasta i Gminy Bogatynia, w których planowany jest audyt wewnętrzny.
Od 11 lutego 2019r. audyt wewnętrzny wykonywany będzie przez audytora zatrudnionego w Urzędzie na pełny etat. Budżet Gminy przyjęty Uchwałą nr VII/61/19 Rady Miejskiej w Bogatyni z dnia 28 stycznia 2019 roku po stronie dochodów wynosił 164 732 568,20 zł, a po stronie wydatków - 164 522 357,38 zł; różnicę w kwocie 210 210,82 zł przeznacza się na spłaty wcześniej zaciągniętych pożyczek i kredytów.
Audytem objęte będą n/w komórki Urzędu:
- Wydział Administracyjny
- Wydział Spraw Obywatelskich
- Urząd Stanu Cywilnego
- Dział ds. BHP i PPOŻ 31 grudnia 2018 r
- Wydział Finansowo-Budżetowy
- Wydział Podatków i Opłat Lokalnych
- Wydział Edukacji, Kultury i Sportu
- Wydział Współpracy z Zagranicą i Promocji
- Wydział infrastruktury Społecznej i Działalności Gospodarczej
- Wydział Ochrony Środowiska i Gospodarki Komunalnej
- Wydział przygotowania i Realizacji Inwestycji
- Wydział Nieruchomości, Zagospodarowania Przestrzennego Spraw Mieszkaniowych
- Samodzielne stanowisko ds. Współpracy z Mediami
- Dział Kontroli
- Inspektor Ochrony Danych Osobowych
- Gminne Centrum Zarządzania Kryzysowego.
Zakres działania poszczególnych komórek UMiG Bogatynia określa Zarządzenie nr 13/2019 Burmistrza Miasta i Gminy Bogatynia z dnia 31 stycznia 2019 r w sprawie wprowadzenia Regulaminu Organizacyjnego UMiG w Bogatyni.
Na dzień 31 grudnia 2018 r zatrudnienie w Urzędzie (w przeliczeniu na etaty) kształtowało się na poziomie 143,3 etatów.
Jednostki sektora finansów publicznych, które mogą zostać objęte audytem wewnętrznym:
- Szkoła Podstawowa nr 1 w Bogatyni
- Szkoła Podstawowa nr 3 w Bogatyni
- Szkoła podstawowa nr 4 w Bogatyni
- Szkoła podstawowa nr 5 w Bogatyni
- Szkoła Podstawowa w Opolnie-Zdroju
- Szkoła Podstawowa w Działoszynie
- Szkoła Podstawowa w Porajowie
- Liceum Ogólnokształcące w Bogatyni
- Integracyjny Żłobek Publiczny nr 1 w Bogatyni
- Publiczne Przedszkole nr 1 w Porajowie
- Publiczne Przedszkole nr 3 z Oddziałami Integracyjnymi w Bogatyni
- Publiczne Przedszkole nr 4 w Bogatyni
- Publiczne Przedszkole nr 5 w Bogatyni
- Publiczne Przedszkole nr 6 w Bogatyni
- Publiczne Przedszkole nr 7 w Bogatyni
- Bogatyński Ośrodek Pomocy i Wsparcia Rodziny w Bogatyni
- Ośrodek Sportu i Rekreacji w Bogatyni
- Straż Miejska w Bogatyni
- Bogatyński Ośrodek Kultury w Bogatyni
- Biblioteka Publiczna Miasta i Gminy w Bogatyni
- Miejski Zakład Gospodarki Komunalnej w Bogatyni
- Samodzielny Publiczny Zespół Opieki Zdrowotnej w Bogatyni.
Gminne jednostki organizacyjne działają w oparciu o swoje statuty i regulaminy organizacyjne.
2. Analiza obszarów ryzyka
Podstawowym celem - misją administracji samorządowej jest przede wszystkim służba społeczności lokalnej, wykonywana zgodnie z wolą i postanowieniami organów samorządu Bogatyni, czyli Rady Miejskiej i Burmistrza.
Misja zdefiniowana została w Strategii Rozwoju Gminy na lata 2014-2020 jako „Pełnienie roli służebnej w stosunku do społeczności zamieszkującej na jej terenie”.
Wizja - określona w Strategii - "Gmina Bogatynia, gminą o dynamicznie rozwijających się funkcjach przemysłowych, usługowo- handlowych, turystyczno- rekreacyjnych, rolniczych, w oparciu o wykorzystywane w zrównoważony sposób lokalne zasoby natury, pobudzany kapitał społeczny oraz pozyskiwaną wiedzę, innowacje i inwestycje zewnętrzne, oferującą mieszkańcom dobre warunki pracy i aktywnego rozwoju osobistego, składające się na wysoką jakość życia".
Strategia Rozwoju Gminy na lata 2014-2020 została przyjęta Uchwałą Rady Miejskiej nr XCV/1191/2014 z dnia 30 października 2014
W celu sporządzenia Planu audytu wewnętrznego na 2019 r audytor zidentyfikował obszary ryzyka, biorąc pod uwagę:
- cele i zadania jednostki samorządu terytorialnego
- przepisy prawne regulujące działalność jednostki
- wyniki wcześniej przeprowadzonych kontroli, w tym wystąpienia pokontrolne NIK i RIO z ostatnich lat
- liczbę, rodzaj, wielkość dokonywanych operacji finansowych
- dysponowanie przez jednostkę środkami pochodzącymi ze źródeł zagranicznych
- sprawozdania z wykonania budżetu
- plan budżetu na 2019 rok
- liczbę i kwalifikacje pracowników
- priorytety Burmistrza
- uwagi pracowników.
Głównymi źródłami zagrożeń są:
- działania niezgodne z prawem- niewywiązywanie się wobec państwa i lokalnej wspólnoty z obowiązków nałożonych prawem
- niewiarygodne i nierzetelne dane finansowe- prowadzenie rachunkowości w taki sposób, że nie dostarcza wiarygodnych danych dla efektywnego zarządzania
- nieefektywne i niegospodarne zarządzanie środkami publicznymi - brak określenia kryteriów dla oceny celowości i narzędzi do badań efektywności w gromadzeniu i wydatkowaniu środków, brak prowadzenia badań w danym zakresie
- niezadowolenie lokalnej wspólnoty samorządowej, wynikające z przeprowadzonych badań opinii mieszkańców w zakresie wyznaczania celów do realizacji, problemów występujących na danym terenie
- podatność na korupcję i nieprzejrzystość działania; stosowanie procedur niedostatecznie przejrzystych, brak zabezpieczeń przed naciskami korupcyjnymi.
W wyniku przeprowadzonych analiz audytor wyodrębnił grupy i obszary audytu dla celów planowania.
Grupa I „Zarządzanie i finanse” obejmująca obszary
- Zarządzanie i bezpieczeństwo
- Finanse
Grupa II „Przestrzeń i majątek” obejmuje
- Majątek i inwestycje
- Planowanie przestrzenne
- Środowisko, gospodarka komunalna i mieszkaniowa
Grupa III „Usługi społeczne i administracyjne” w tym
- Edukacja,sport i turystyka
- Kultura, pomoc społeczna i ochrona zdrowia
- Usługi administracyjne
3. Planowane tematy audytu wewnętrznego Zadania zapewniające
- Terminowość regulowania zobowiązań gminy z tytułu kredytów, pożyczek, poręczeń oraz zobowiązań z tytułu dostaw robót i usług - obszar Finanse-GF- planowany czas - liczba dni -12
- Wydawanie koncesji na alkohol - obszar Usługi administracyjne - Rl -10 dni
- Zarządzanie zasobem mieszkaniowym- obszar Środowisko, gospodarka komunalna i mieszkaniowa- IN-15 dni
- Nadzór nad placówkami ochrony zdrowia - obszar Kultura, pomoc społeczna i ochrona zdrowia- Rl-10 dni
- Ocena wdrożenia systemu kontroli zarządczej- obszar Zarządzanie i bezpieczeństwo- wszystkie komórki w urzędzie- planowany czas- 40 dni
- Funkcjonowanie i bezpieczeństwo systemów informatycznych- obszar Zarządzanie i bezpieczeństwo - SA-10 dni
- Zmiany budżetu gminy i stopień jego realizacji- obszar Finanse- GF- 7 dni
- Organizacja przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków - obszar Usługi administracyjne- SA- 6 dni
- Nadzór nad zbiorowym zaopatrzeniem w wodę i odprowadzaniem ścieków- obszar Środowisko, gospodarka komunalna i mieszkaniowa- IO-10 dni
Czynności doradcze
Planowany czas na czynności doradcze-10 dni
Czynności sprawdzające
W roku bieżącym nie planuje się
Pozostałe czynności
- Sporządzenie karty audytu dla jednostki - 10 dni
- Analiza ryzyka i sporządzenie planu audytu na bieżący rok - 15 dni
- Analiza ryzyka i sporządzenie planu audytu na kolejny rok - 15 dni
- Zadania poza planem audytu - 10 dni
- Czynności organizacyjne - 7 dni
- Urlop wypoczynkowy - 23 dni
- Rozwój zawodowy - 8 dni
- Rezerwa czasowa - 5 dni
